Nye økonomirutiner i klubben

Det er jobbet godt over tid for å få på plass en sikker& felles økonomistyring i klubben vår.
Målet har vært å sikre god oversikt over økonomien på både klubb-, avdelings- og lagsnivå.
Økonomigruppen har i 2023 bestått av en representant fra styret, DL, samt en representant fra hver av avdelingene. Disse har jobbet med rutiner, valg av regnskapsprogram og valg av regnskapsfører.

Vi skal forholde oss til de pålegg vi har fra NIF og revisor/egen kontrollutvalg – som gjør at vi er dekket av vår styre-/kriminalitetsforsikring i If.

Vi vedtok i Hovedstyremøte juni 2023 enstemmig å innføre like rutiner for alle innen nyttår.

  • Hovedlag inkl alle avdelinger skal ha samme regnskapsfører, bruke kun ett regnskapsprogram, ha èn felles bank og benytte felles kontoplan.
  • Like rutiner i alle avdelinger som skal gi trygghet (fjerner risikoen for bl.a underslag i alle ledd), smidighet (hele organisasjonen jobber likt) og organisasjonen blir lite sårbar for utskifting av personale eller frivillige verv.  
  • SMN Regnskapshuset er valgt som vår regnskapsfører og E.K. Revisjon står for revisjon.

Fra januar 2024 skal vi alle jobbe i Spond medlemsprogram som inkluderer utkjøring av alle aktivitetsavgifter & innkreving egenandeler på lagene.
Vi har etablerer digital løsning via PowerOffice for håndtering av alle oppgjør.
Alle bilag mailes til: strindheimil@faktura.poweroffice.net

Alle bilag MÅ merkes godt med avd/lag/prosjektnummer, siden det er ett felles fakturamottak
for absolutt hele klubben.

Ingen i styrer/øko-ansvarlige skal lenger ha fysisk tilgang til bank-kontoene, kun innsynsrett.

Ingen utbetalinger skal skje før komplett bilag inkl refusjonsskjema foreligger. Dobbeltsignert.

Utbetalingsprosedyre: fast torsdager.

Lagsbenevnelsene skal være like i Spond, Bank og i Vipps.
Alle lag får/har egne Vippsnr koblet mot korrekt kontonr og prosjektnr – no longer cash flow J
Private kontoer skal ikke kunne benyttes i Spond, alle inntekter skal kun gå til klubbens kontoer.
Alle dommeroppgjør og seriepåmeldingsgebyr betales ut av administrasjonen.

Skjema – felles for alle avd/lag kan lastes ned fra klubbens web-side:
kontoplan, refusjonsskjema, kjøregodtgjørelse, fakturagrunnlag, timelister, skjema for nyansatt/utregning av lønn, bilgodtgjørelse etc.

Absolutt alle bilag skal være innsendt for oppgjør innen 10 januar påfølgende år – så er alt klart for revidering/revisor-rapport inkl kontrollutvalget i god tid før de årlige møtene og klubbens årsmøte.

Oppdatert fullmaktsmatrise vedtas i Årsmøtet – og signeres av alle parter.

Gode felles maler kan lastes ned her: